Cách tạo sổ sách kế toán trên excel như trên 1 phần mềm kế toán Excel. Cách chuyển số liệu, cách liên kết các hàm với nhau. Cách lập các báo cáo kế toán bằng excel.

Excel là một công cụ không thể thiếu đối với các bạn làm kế toán viên. Chỉ với Excel Các bạn kế toán có thể lên được bộ sổ sách, phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất và báo cáo tài chính theo bộ tài chính quy định bằng chính sự thiết lập của mình.
Có rất nhiều hình thức ghi sổ sách kế toán. Nhưng chủ yếu thường được sử dụng nhiều nhất là hình thức Nhật ký chung.

Phần này Chúng tôi sẽ hướng dẫn cách làm sổ sách kế toán trên excel theo hình thức nhật ký chung:

– Các bạn phải xác định được là Doanh nghiệp mình đang áp dụng theo quyết định 48 hay 15 nhé

Đầu tiên các bạn cần tải về: Mẫu sổ sách kế toán trên Excel ( Đầy đủ có cả quyết định 48 và 15 )

Tiếp đó các bạn phải biết được là các hàm thường dùng trong kế toán bằng Excel. Vì công việc chuyển số liệu từ sổ này sang sổ khác là bạn phải dùng Các hàm liên kết:

– Vlookup ( Giá trị dò tìm, Bảng tham chiếu, Cột cần lấy,X).
Hàm Vlookup là hàm trả về giá trị dò tìm theo cột đưa từ bảng tham chiếu lên bảng cơ sở dữ liệu theo đúng giá trị dò tìm. X=0 là dò tìm một cách chính xác. X=1 là dò tìm một cách tương đối.

– If (Điều kiện, Giá trị 1, Giá trị 2).
Hàm trả về giá trị 1 nếu điều kiện đúng, Hàm trả về giá trị 2 nếu điều kiện sai.

– Sumif (Vùng chứa điều kiện, Điều kiện, Vùng cần tính tổng).
Hàm này trả về giá trị tính tổng của các ô trong vùng cần tính thoả mãn một điều kiện đưa vào.

– And (đối 1, đối 2,..).
Hàm này là Phép VÀ, chỉ đúng khi tất cả các đối số có giá trị đúng. Các đối số là các hằng, biểu thức logic.

– Or (đối 1, đối 2,..).

Khi ghi sổ Nhật ký chung trên excel các bạn chú ý những mục sau:

Mục ngày ghi sổ: Ngày ghi sổ là ngày kế toán hạch toán vào sổ, ngày nghi sổ không nhất thiết là đúng ngày trên hoá đơn, có thể ghi sau ngày trong hoá đơn.
– Ví dụ: Hoá đơn ngày 1/1/2013 nhưng kế toán chưa kịp vào sổ nhật ký chung đến 2/2/2013 vào sổ thì ghi ngày 2/2/2013

Mục Chứng Từ: Trong mục chứng từ bao gồm số hiệu và ngày chứng từ ta sẽ ghi như sau:

– Mục Số Hiệu: Là do kế toán mã hoá, ví dụ như thu tiền thì liên quan đến phiếu thu, ta sẽ mã hoá nó là PT01/1, và tương tự như phiếu chi PC01/1, liên quan đến hàng hoá thì phiếu nhập, phiếu xuất, PNK01/1, PXK01/1. , ngân hàng thì Giấy báo có ( GBC01/1 ) , giấy bá nợ ( GBN01/1), còn lại những giấy khác thì mình sẽ mã hoá là phiếu kế toán ( PKT01/1)

– Mục Ngày Chứng Từ: Ngày chứng từ là ngày ghi trên chứng từ, ngày phát sinh chứng từ

Mục Diễn Giải: Là mục ghi nội dung chứng từ phát sinh,

Mục TK Nợ/TK Có: Là mục định khoản và hạch toán vào sổ nhất ký chung, ta sẽ ghi tài khoản Nợ trước và TK có sau

Mục TK Đối ứng: Là mục ghi tài khoản đối ứng với mục tài khoản nợ có

Mục Số Phát Sinh ( Nợ/Có) : Là số tiền ghi trên hoá đơn theo tài khoản hạch toán

Hướng dẫn cách hạch toán trên Excel với những nghiệp vụ kinh tế phát sinh thực tế

1. Trường hợp mua hàng hoá:

Bước 1: Bên Nhật ký chung không phải khai chi tiết từng mặt hàng mua vào, chỉ hạch toán chung vào TK 156 tổng số tiền ở dòng “ Cồng tiền hàng “ trên hoá đơn mua vào

Bước 2: Đồng thời về Phiếu nhập kho, khia báo chi tiết từng mặt hàng mua theo hoá đơn vào phiếu nhập kho:
+ Nếu mặt hàng mua vào đã có tên trong Danh mục hàng háo thì quay vê DM hàng hoá để lấy Mã hàng, tên hàng cho hàng hoá đó và thực hiện kê nhập

+ Nếu mặt hàng mùa vào là hàng mới thì phải đặt Mã hàng cho từng mặt hàng trên DMHH sau đó thực hiện kê nhập trên PNK theo mã hàng đã khai báo

Bước 3: Nếu phát sinh chi phí ( vận chuyển, bốc dỡ, lưu kho…) cho việc mua hàng thì Đơn giá nhập kho là đơn giá đã bao gồm chi phí. Khi đó phải phân bổ chi phí mau hàng cho từng mặt hàng như sau: ( Có thể lập bảng tính riêng cho việc phân bổ chi phí)

2 . Trường hợp bán hàng hoá:

Bước 1: Bên Nhật ký chung không phỉa khai chi iết từng mặt hàng bán ra, chỉ hạch toán chung vào TK 5111 tổng số tiền ở dòng” Cộng tiền hàng “ trên hoá đơn bán ra.

Bước 2: Đồng thời về Phiếu Xuất kho, khai báo chi tiết từng mặt hàng bán ra theo Hoá đơn vào Phiếu XK.
– Để lấy được Mã hàng xuất kho, ta quay về Danh mục hàng hoá để lấy.
+ Không hạch toán bút toán Giá vốn hàng bán: Vì CÔng ty áp dụng phương pháp tính gía xuất kho là phương pháp “ Bình quân cuối kỳ “ , nên cuối tháng mới thực hiện bút toán này để tập hợp giá vốn hàng bán trong kỳ.

Chú ý:
Khi vào bảng kê xuất kho thì chỉ vào số lượng, chưa có đơn gá xuất kho vì đơn giá cuối kỳ mới tính được bên Bảng Nhập Xuất TỒn kho

Khi tính được Đơn giá bên bảng Nhập – Xuất – Tồn thì sử dụng hàm VLOOKUP tìm đơn giá xuất kho từ bảng Nhập – XUất – TỒn về PXK