Kế toán Hà Nội xin hướng dẫn cách định khoản hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp Tài khoản 642 rất chi tiết. Gồm đầy đủ các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp và giải đáp Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm những gì?
TÀI KHOẢN 642 CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP dùng để phản ánh các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp
Đầu tiêu chúng ta cùng tìm hiểu xem Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm những chi phí gì:
– Chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp: gồm các khoản tiền lương và các khoản phụ cấp, ăn giữa ca phải trả cho lãnh đạo, cán bộ nhân viên các phòng ban và các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn.
– Chi phí vật liệu phục vụ cho quản lý doanh nghiệp.
– Chi phí dụng cụ, đồ dùng phục vụ cho bộ phận quản lý doanh nghiệp.
– Chi phí khấu hao TSCĐ phục vụ chung cho toàn doanh nghiệp như nhà văn phòng, vật kiến trúc, phương tiện vận tải, thiết bị truyền dẫn, thiết bị văn phòng…
– Thuế, phí, lệ phí như thuế môn bài, thuế nhà đất và các khoản phí khác.
– Chi phí dự phòng như dự phòng phải thu khó đòi.
– Chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bộ phận quản lý doanh nghiệp như: chi phí điện, nước, điện thoại, fax, chi phí sửa chữa TSCĐ, tiền thuê nhà làm văn phòng…
– Chi phí khác bằng tiền đã chi ra để phục vụ cho hoạt động quản lý doanh nghiệp như: chi phí tiếp khách cho bộ phận quản lý doanh nghiệp, chi phí tổ chức hội nghị, hội họp, công tác phí, chi phí kiểm toán…
Khi hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp tài khoản 642 các bạn nên nhớ: Tài khoản 642 không có số dư cuối kỳ. Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào bên Nợ Tài khoản 911 Xác định kết quả kinh doanh.
Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp, có 8 tài khoản cấp 2:
– Chi phí nhân liên quản lý Tài khoản 6421: Phản ánh các khoản phải trả cho cán bộ nhân viên quản lý doanh nghiệp, như tiền lương, các khoản phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn của Ban Giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng, ban của doanh nghiệp.
– Chi phí vật liệu quản lý Tài khoản 6422: Phản ánh chi phí vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp như văn phòng phẩm… vật liệu sử dụng cho việc sửa chữa TSCĐ, công cụ, dụng cụ,… (Giá có thuế, hoặc chưa có thuế GTGT).
– Chi phí đồ dùng văn phòng Tài khoản 6423: Phản ánh chi phí dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý (Giá có thuế, hoặc chưa có thuế GTGT).
– Chi phí khấu hao TSCĐ Tài khoản 6424: Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp như: Nhà cửa làm việc của các phòng ban, kho tàng, vật kiến trúc, phương tiện vận tải truyền dẫn, máy móc thiết bị quản lý dùng trên văn phòng,…
– Thuế, phí và lệ phí Tài khoản 6425: Phản ánh chi phí về thuế, phí và lệ phí như: thuế môn bài, tiền thuê đất,… và các khoản phí, lệ phí khác.
– Chi phí dự phòng Tài khoản 6426: Phản ánh các khoản dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
– Chi phí dịch vụ mua ngoài Tài khoản 6427: Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp; các khoản chi mua và sử dụng các tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế,… (Không đủ tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ) được tính theo phương pháp phân bổ dần vào chi phí quản lý doanh nghiệp; tiền thuê TSCĐ, chi phí trả cho nhà thầu phụ.
– Chi phí bằng tiền khác Tài khoản 6428: Phản ánh các chi phí khác thuộc quản lý chung của doanh nghiệp, ngoài các chi phí đã kể trên, như: Chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác phí, tàu xe, khoản chi cho lao động nữ,…
PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP CỤ THỂ:
1. Tiền lương, tiền công, phụ cấp và các khoản khác phải trả cho nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp, trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn của nhân viên quản lý doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6421)
Có các TK 334, 338.
2. Giá trị vật liệu xuất dùng, hoặc mua vào sử dụng ngay cho quản lý doanh nghiệp như: xăng, dầu, mỡ để chạy xe, vật liệu dùng cho sửa chữa TSCĐ chung của doanh nghiệp,…, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6422)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (Nếu được khấu trừ)
Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Có các TK 111, 112, 142, 242, 331,…
3. Trị giá dụng cụ, đồ dùng văn phòng xuất dùng hoặc mua sử dụng ngay không qua kho cho bộ phận quản lý được tính trực tiếp một lần vào chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu có)
Có TK 153 – Công cụ. dụng cụ
Có các TK 111, 112, 331,…
4. Trích khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý chung của doanh nghiệp, như: Nhà cửa, vật kiến trúc, kho tàng, thiết bị truyền dẫn,…, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6424)
Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ.
5. Thuế môn bài, tiền thuê đất,… phải nộp Nhà nước, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6425)
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
6. Lệ phí giao thông, lệ phí qua cầu, phà phải nộp, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6425)
Có các TK 111, 112,…
7. Dự phòng các khoản phải thu khó đòi tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426)
Có TK 139 – Dự phòng phải thu khó đòi.
8. Tiền điện thoại, điện, nước mua ngoài phải trả, chi phí sửa chữa TSCĐ một lần với giá trị nhỏ, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6427)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu có)
Có các TK 111, 112, 331, 335,…
9. Chi phí phát sinh về hội nghị, tiếp khách, chi cho lao động nữ, chi cho nghiên cứu, đào tạo, chi nộp phí tham gia hiệp hội và chi phí khác, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6428)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu được khấu trừ thuế)
Có các TK 111, 112, 331, 335,…
10. Định kỳ, tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp số phải nộp cấp trên để cấp trên lập quỹ quản lý, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 336 – Phải trả nội bộ
Có các TK 111, 112 (Nếu nộp tiền ngay cho cấp trên).
11. Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ phải tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331, 1332).
12. Khi trích lập quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 351 – Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm.
13. Đối với sản phẩm, hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ tiêu dùng nội bộ sử dụng cho hoạt động quản lý doanh nghiệp:
– Nếu sản phẩm, hàng hoá tiêu dùng nội bộ dùng vào hoạt động SXKD hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ thì không phải tính thuế GTGT, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6422, 6423, 6427, 6428)
Có TK 512 – Doanh thu bán hàng nội bộ (Chi phí sản xuất sản phẩm hoặc giá vốn hàng hoá xuất tiêu dùng nội bộ).
– Nếu sản phẩm, hàng hoá tiêu dùng nội bộ dùng vào hoạt động SXKD hàng hoá, dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp thì số thuế GTGT phải nộp cho sản phẩm, hàng hoá tiêu dùng nội bộ tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi;
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6422, 6423, 6427, 6428)
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (3331)
Có TK 512 – Doanh thu bán hàng nội bộ (Chi phí sản xuất sản phẩm hoặc giá vốn hàng hoá xuất tiêu dùng nội bộ).
14. Hoàn nhập số chênh lệch giữa số dự phòng phải thu khó đòi cần lập ở kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng đã lập ở kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết, ghi:
Nợ TK 139 – Dự phòng phải thu khó đòi
Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426).
15. Khi trích lập dự phòng phải trả về chi phí tái cơ cấu doanh nghiệp, dự phòng phải trả cần lập cho hợp đồng có rủi ro lớn và dự phòng phải trả khác (Trừ dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm, hàng hóa), ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 352 – Dự phòng phải trả.
– Cuối kỳ kế toán năm, hoặc cuối kỳ kế toán giữa niên độ, đơn vị phải tính, xác định số dự phòng phải trả cần lập về chi phí tái cơ cấu doanh nghiệp, dự phòng phải trả về hợp đồng có rủi ro lớn và dự phòng phải trả khác:
+ Trường hợp số dự phòng phải trả cần lập ở cuối kỳ kế toán này lớn hơn số dự phòng phải trả đã lập ở cuối kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 352 – Dự phòng phải trả.
+ Trường hợp số dự phòng phải trả cần lập ở cuối kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng phải trả đã lập ở cuối kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch được hoàn nhập ghi giảm chi phí, ghi:
Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả
Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
16. Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:
Nợ các TK 111, 112,…
Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
17. Cuối kỳ kế toán, kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp tính vào Tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ, ghi:
Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Chúc các bạn làm tốt công việc kế toán của mình!
